El ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida del proyecto abarca todas las fases que suceden desde su definición hasta la entrega del resultado. Con una metodología adecuada resulta más sencillo tener los proyectos bajo control. Por lo tanto, el núcleo del trabajo como Project Manager radica en entregar a los clientes el mayor valor posible con la menor inversión de tiempo y de dinero. 

Por este motivo, el director de proyectos debe adoptar una visión metodológica que le permita analizar con perspectiva global, priorizando las acciones y optimizando los recursos. En otras palabras, se trata de conocer la situación en conjunto para poder realizar una planificación óptima y no actuar aleatoriamente.  

De esta forma, el experto en proyectos puede informar con certeza al cliente sin generar falsas expectativas ni incumplir las premisas pactadas. La clave está en actuar con sinceridad con el cliente y comunicar de forma efectiva las posibilidades reales teniendo en cuenta los diversos recursos disponibles.  

¿Qué es el ciclo de vida del proyecto y para qué sirve? 

Como hemos mencionado, cuando hablamos de ciclo de vida nos referimos a las diferentes fases por las que pasa un proyecto. Se incluye desde que nace la idea hasta que se materializa el resultado, pasando por la organización de las tareas, la gestión del presupuesto o el control de los plazos.  

En cuanto a su función dentro de la gestión de proyectos, la división de las etapas permite tener un mayor control, ser más realistas en la toma de decisiones y planificar de forma estratégica y organizada. En definitiva, permite mejorar los procedimientos para conseguir proyectos exitosos: más rápidos y más económicos.  

En este sentido, el Project Manager debe conocer las cinco fases que conforman el ciclo de vida como un mantra. Pero no solo eso, será responsable de que todas las partes sepan en que momento se encuentra el proyecto y cómo actuar. A continuación, detallamos las diferentes fases.  

Las 5 fases del ciclo de vida de un proyecto  

La organización certificadora más importante a nivel internacional, Project Management Institute, promulga estas cinco fases en su PMBOK y su certificación PMP. En este artículo, vamos a exponer cuáles son y qué sucede en cada una de ellas.   

Fase 1: Iniciación

Para comenzar no empieces por la planificación. Este puede ser un error frecuente si no se tienen los conocimientos adecuados. El primer paso siempre será la definición del proyecto reflexionado sobre para qué servirá, cuáles son los indicadores de éxito o qué valor va a aportar.  

El equipo al completo debe trabajar estos aspectos para tener una perspectiva amplia del proyecto y determinar si merece la pena llevarlo a cabo. Por lo tanto, solo puede empezar cuando los implicados acuerdan que el esfuerzo de coste y de tiempo merece la pena en relación con lo que se va a conseguir. 

Además, para evitar malentendidos se elabora el acta de constitución del proyecto que contiene el acuerdo alcanzado y con la firma del documento se autoriza el inicio. Y entonces…¡comienza la segunda fase! 

Fase 2: Planificación del proyecto 

Ahora sí: ¡a planificar! Una vez se han acordado los detalles más generales es el momento de establecer el Plan de Dirección del Proyecto que reflejará los trabajos a realizar, cuándo se van a llevar a cabo y quiénes son los encargados de ejecutarlos. 

Puedes aprender cómo elaborar este plan con nuestra formación en Dirección de Proyectos. De este modo, estarás preparado para mostrar tu propuesta y conseguir que te autoricen la ejecución.  

Fase 3: Ejecución del proyecto 

La tercera fase es donde comienza la acción. Es el momento donde las tareas se han concretado y todos los implicados tienen claro lo que deben hacer. El papel del Director de Proyectos es orientar al equipo y darles apoyo siempre que lo necesiten.  

En este punto, como experto debes elegir la metodología que más rendimiento ofrezca al desempeño: Diagrama de Gantt, tableros Kanban, SCRUM o modelo de cascada, entre otras.  

Fase 4: Control del proyecto 

Casi hemos acabado. La cuarta etapa es una anexión a la tercera, ya que al ejecutar vamos a tener desviaciones sobre lo planificado, nos llegarán cambios y nos afectarán riesgos. Por eso, al mismo tiempo que se ejecuta el proyecto se supervisa y se controla para detectar las variaciones y tomar las medidas oportunas para adecuar el proyecto a su realidad.  

Cuando finalice la ejecución del último de los trabajos se tendrá lugar el cierre del proyecto que pone fin al ciclo de vida de este. En este punto, se habrá conseguido el resultado esperado ya que te ha realizado un control de las tareas y ajuste si es necesario.  

Fase 5: Cierre del proyecto 

¡Se acabo! Pero antes asegúrate de que no quedan cabos sueltos y haz entrega del proyecto al cliente. No obstante, no te olvides de recopilar todo lo aprendido para poder utilizarlo en futuras ocasiones.  

En conclusión, estos grupos de procesos son la mejor garantía de éxito para tus proyectos. Aprende a sacar el máximo partido a cada fase y prepárate para triunfar.