La digitalización de las empresas

Elemento clave para la gestión en momentos de crisis.

La crisis sanitaria generada por la pandemia del COVID-19, ha puesto en tela de juicio muchos de los llamados “trabajos presenciales”, posiciones donde la obligatoriedad de estar al pie del cañón era, hasta el momento, indudable e incuestionable. Esta necesidad de seguir con la actividad de la empresa con el menor riesgo posible para nuestros empleados ha dado lugar a un replanteamiento de lo que hasta ahora era impensable.

Descartando aquellos puestos de trabajo que directamente trabajan sobre la cadena de suministro (carretilleros, operarios, mecánicos, electricistas…), ¿por qué el resto de los puestos, también ligados a esta, no pueden teletrabajar?, ¿Es indispensable que, por ejemplo, el planificador o el gestor del almacén tengan que trabajar de forma presencial en situaciones de crisis?

Muchas de estas preguntas se han estado resolviendo de forma, digamos, poco organizada y seguramente atropellada, principalmente, por la urgencia en el aseguramiento de la cadena de suministro, y particularmente, la de producción y la logística.

En la historia de la humanidad, las situaciones de crisis (epidemias, guerras, desastres naturales…) suelen provocar grandes avances en términos tecnológicos y sociales. La que actualmente estamos sufriendo, sin duda los generará, avances médicos, cambio de pautas sociales, y desde el punto de vista de la empresa, cambio del criterio en términos de teletrabajo, y en un futuro no muy lejano, un replanteamiento de la necesidad presencial de ciertos puestos de trabajo.

Gracias a la evolución de las tecnologías de la información en los últimos años, ciertos puestos de trabajo que requerían de poca presencia en la empresa, principalmente relacionados con la fuerza de ventas, marketing digital, la atención al cliente y entrega a domicilio, han sido casi completamente digitalizados por lo que toda la gestión asociada a estos puestos puede ser desarrollada fuera de la empresa mediante la utilización de aplicaciones en remoto conectadas a los sistemas de gestión de la empresa.

Pero volvamos a las preguntas anteriores, ¿es posible que ciertos puestos de trabajo claves para la cadena de suministro puedan trabajar temporalmente desde casa sin verse perjudicado el rendimiento del trabajo?, una vez realizada la prueba, rotundamente sí.

¿Qué es necesario? Sistemas de información robustos y bien organizados.

Pero insistamos sobre los puestos de trabajo anteriormente mencionados, pero esta vez, con ejemplos prácticos.

• Comencemos con el/la planificadora de la producción. Si la planificación de la producción se realiza de forma “tradicional”, entiéndase esta mediante la elaboración de documentos excel complejos donde la información en papel es fundamental y donde, también, es necesaria una revisión presencial continua del estado de la producción, entonces, claramente esta persona debe de trabajar de forma presencial, con todos los riesgos y peligros que esto puede generar particularmente en la situación en la que estamos sufriendo, como por ejemplo, que enferme de COVID-19 y por lo tanto, el confinamiento sea obligatorio y no pueda atender de forma correcta su puesto de trabajo.

  Pero, y si en cambio la planificación de la producción se realiza a través del ERP o de una solución especifica de planificación – APS y la información del estado de la producción se encuentra perfectamente digitalizada (manuales, ordenes de producción) y reportada en tiempo real a través de un sistema MES (Manufacturing Execution System). En este caso, perfectamente el responsable de planificación podría desarrollar este trabajo desde casa sin que su rendimiento se viera reducido sensiblemente.

• Vayamos al segundo ejemplo, el responsable de almacén de una empresa. Aquí sucede algo parecido, si el control de stock, la preparación de pedidos, la documentación de expedición, si todos estos procesos son gestionados en papel y de forma manual pues claramente esta posición deberá de ser presencial, pero en cambio, si la gestión del almacén se realiza a través de un sistema de gestión de almacenes (WMS) donde las ubicaciones se encuentran controladas en tiempo real, la distribución de la carga de trabajo del personal de expedición se realiza de forma automatizada, y la documentación de expedición se encuentra digitalizada, en este caso, este puesto de trabajo puede ser desarrollado, también, desde casa.

Ejemplos como estos, seguro que dentro de nuestra empresa podemos identificarlos, dependiendo de las características y del tipo de empresa, pero seguro que hay puestos de trabajo que se pensaba que su rendimiento no sería óptimo si se realizara mediante teletrabajo fuera de la empresa, y en cambio, y debido a la urgente necesidad que estamos viviendo, se ha comprobado que su rendimiento es más que aceptable.

Por lo tanto, tenemos que entender los periodos de crisis como etapas de oportunidades donde lo que parecía inalterable, indudable e incuestionable debe ser replanteado e indudablemente, durante esta etapa tan complicada que estamos viviendo, el teletrabajo ha aflorado como una ayuda esencial para que las empresas puedan mantener su actividad.

Debemos dejar atrás el pensamiento que invertir en sistemas de gestión de la información son portátiles, pantallas y software, y además cuanto más barato mejor, y comenzar a entenderlos como parte de las herramientas que tiene la empresa para la continuidad del negocio en momentos de crisis, es decir, como un pilar de los Planes de Continuidad del Negocio (BCP- Bussines Continuity Plan).