La eficacia y la eficiencia no entienden de sectores

por Nieves Ibáñez, directora financiera de la Fundación Universidad Empresa de la Región de Murcia y profesora de ENAE Business School
 

Cualquier tipo de organización económica que quiera sobrevivir precisa estar correctamente gestionada, circunstancia que afecta a todos por igual.

Asumiendo como premisa esta necesidad de establecer un adecuado sistema de gestión, hay que señalar que las técnicas de gestión a aplicar tienen que estar basadas en criterios encaminados a conseguir la eficacia y eficiencia en las acciones efectuadas.

La continua búsqueda de la eficacia y eficiencia en nuestros sistemas de gestión  debe de ser extensible a cualquier tipo de unidad económica, independientemente del sector en el que opere.

Las empresas del sector privado o mercantil tienen en su mayoría asumido este principio, como vía para poder sobrevivir en un mercado cada día más rápido y  competitivo.

Siempre y especialmente en estos momentos, tienen especial responsabilidad en este ámbito el sector público, pero también el denominado sector terciario o sector no lucrativo.

Mediante la eficacia tratamos de llegar a donde no habíamos propuesto. Es la relación entre los outputs de la organización, y sus metas u objetivos. La eficacia se conoce también como productividad técnica. Una planificación apropiada es requisito indispensable para alcanzar la eficacia deseada.

La eficiencia, sin embargo, va mas allá; es la relación entre los productos o servicios obtenidos y los recursos consumidos para ello. Se trata de conseguir nuestros objetivos en el menor tiempo y con los menores costes. Por tanto, la eficiencia se podría medir como el ratio entre los outputs y los inputs, ya que compara recursos consumidos con resultados. Supone la búsqueda de una combinación óptima de recursos financieros, materiales, humanos maximizando los resultados.

Para realizar una buena gestión, a la par que conseguir ser eficaces y eficientes, resulta indispensable contar con gestores preparados en todas nuestras organizaciones. Y repito, estos principios deben de ser independientes del sector en el que se opere (empresarial, público o sin ánimo de lucro).

Además se puede observar en diferentes ámbitos que todos los gestores son cada vez más sensibles a las necesidades de información para desempeñar su función, entre otros motivos porque tienen que convivir dentro de un entorno en estado continuo de cambio.

Los gestores de cualquier empresa, administración pública o entidad sin ánimo de lucro que quieran desarrollar una gestión profesionalizada de la misma deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La gestión requiere en primer lugar, que toda la organización tenga una noción clara de cuál es su misión y los objetivos que pretende conseguir. Ello supone, que al menos las organizaciones de cierto tamaño, formulen planes a medio y largo plazo, es decir una planificación estratégica.

2. Estos objetivos y planes a medio y largo plazo, deben de concretarse en programas que establezcan con claridad las líneas de actuación de la organización.

3. La tercera fase de un proceso de gestión profesional lo constituye la tarea de confeccionar presupuestos. El presupuesto se suele confeccionar a un año, constituye la previsión de recursos disponibles y necesarios. 

La formulación del presupuesto debiera convertirse en una útil herramienta de control, y especialmente de gestión.

4. En último lugar, se requiere de una adecuada y necesaria tarea de control, como vía de garantizar la regularidad en la gestión y la medición de la eficacia y eficiencia alcanzada. En esta fase de control jugará un papel importante los indicadores asociados a cada objetivo, y el presupuesto elaborado.

Todo este proceso de gestión, conforma el conocido control de gestión aplicado en la administración de empresas.

Un proceso de gestión profesionalizado según el proceso descrito no solo logrará incrementar, como hemos expuesto reiteradas veces, la eficacia y eficiencia de la organización; sino que además permitirá delimitar la posible aptitud interesada de los gestores en mantener una gestión poco sistematizada, que les permita tomar decisiones de forma puntual, sin sentirse condicionados por ningún tipo de información y control.