Project Manager y Cómo alcanzar el éxito de un proyecto

¿Qué es un Project Manager?

En el mundo de la empresa se está adoptado el trabajo por proyectos y el trabajo por objetivos. En este post nos referiremos a la primera de estas modalidades que han hecho visible la figura del Director o Gestor de Proyectos (Project Manager, en inglés). Su papel ha cobrado fuerza en los nuevos modelos productivos y en él recae la responsabilidad de llevar a buen puerto el próximo objetivo de la empresa como puede ser el lanzamiento de un producto o la puesta en marcha de una inédita línea de producción.

El project manager ya es frecuente en el sector de la construcción, la informática, la industria en general y los servicios. Será el principal valedor del nuevo proyecto y asumirá el rol de coordinación del equipo, el personal que lo integra, las relaciones con otros departamentos y la comunicación con la dirección de la corporación.

Su primer ‘examen’ será valorar la posibilidad de éxito del producto, algo que deberá evaluar durante todo el ciclo de vida del proyecto. Deberá revisar los riesgos y aportar las soluciones para minimizarlos. De esta manera, los riesgos se asumirán bajo control y deberá cuantificar los beneficios de culminar un proyecto que aporte rendimientos a la empresa.

El project manager será un profesional con capacidad para tomar decisiones una vez se haya definido el proyecto y presente plazos de ejecución. La presentación estará acompañada de una planificación con fechas, personal responsable, recursos necesarios y costes. Todo ello llevará a concretar objetivos que tendrán que ser aprobados por la dirección de la empresa o sus propietarios.

Esta figura en las compañías es alguien que dispone de una capacidad para mantener la visión estratégica tanto de su proyecto como del plan general de la empresa. Seguirá el día a día de las tareas encomendadas al personal a su cargo y coordinará los distintos equipos que participen en el mismo. Precisamente de esta labor de coordinación y control dependerá en gran parte el éxito o el fracaso de la labor encomendada.

En su rol interviene de forma importante su competencia para dictar aquellos cambios que se requieran dentro del proyecto. Sobre el papel, los planes tienen una visión que probablemente requieran adaptaciones durante el desarrollo de los mismos, por lo que el project manager debe ser alguien con gran capacidad de resolución y rapidez en la toma de decisiones.

Como se ha indicado, el principal papel de este profesional es liderar el proyecto; lo que no implica que no delegue tareas pero sin perder la visión estratégica en su conjunto para medir la evolución del plan y cómo desempeñan su tarea los actores implicados.

Las características ya señaladas convierten al project manager en una de las profesiones más demandadas en el mercado laboral, como lo acreditan las guías elaboradas por instituciones como Hays o Spring Professional, firma del Grupo Adecco.

Y la previsión es que su demanda continúe al alza para reforzar áreas de producción en las que los inversores de las empresas buscan mayores índices de rentabilidad. Asimismo, y dada su demanda, sus salarios superan a los de otros profesionales son sueldos medios que oscilan entre los 36.000 euros para project manager con menos de cinco años de experiencia y los 66.000 euros para quienes acreditan más de diez años de trabajo gestionando proyectos.

La clara orientación hacia los resultados forma parte intrínseca de un director de proyecto, pero no es la única cualidad que debe tener. Sin duda, la principal es que cuente con un amplio conocimiento del sector y de la empresa en los que ha sido contratado, así como de la competencia y de las tendencias del mercado.

Serie de importantes indicadores a valorar

Medir los resultados al tiempo que avanza el desarrollo del proyecto es algo imprescindible para el director del mismo. En este sentido existen una serie de indicadores que deben valorarse de forma constante:

• El alcance es uno de ellos. Obligará al project manager o a la persona en quien delegue a ir comprobando y documentando los diferentes hitos que vayan superando y tener esa información actualizada en todo momento para trasladarla a sus superiores.

• El tiempo será crítico si al gestor del proyecto se le han impuesto o ha comprometido fechas de entrega. Existen para ello dos reglas que utilizan estos directivos: La variación de horario y el índice de rendimiento del programa (SV, Schedule Variance; y SPI, Schedule Performance Index). La gestión de los tiempos y su control también le servirán para realizar predicciones de cara a nuevas fases del plan.

• Una métrica fundamental es el coste, que requerirá de un control permanente para no superar el presupuesto acordado o solicitar su ampliación si fuera necesario.

• La calidad de los logros que se vayan alcanzando debe tenerse en cuenta, pues solo un resultado óptimo dará satisfacción al cliente. Para medir esta calidad será preciso en ocasiones recurrir a auditorías externas y conviene saber antes si están o no presupuestadas.

• Afrontar las contingencias con éxito será más fácil si en la planificación del proyecto se han valorado los riesgos. Disponer de herramientas que nos permitan simular distintos escenarios permitirá cuantificar el nivel de fracaso/éxito al que nos enfrentamos.

• Será competencia del proyect manager informar constantemente a los interesados en el proyecto (el cliente) de las amenazas que pudieran ir surgiendo durante el desarrollo del trabajo, ya que una eventualidad no prevista puede suponer un sobrecoste y el fracaso definitivo del mismo.

• Un sexto indicador que el gestor de proyectos debe medir es la productividad del equipo. Permitirá optimizar los recursos y evitar sobrecargas de trabajo o personal sin tareas. Un buen gestor es aquel que ‘reparte juego’ e implica a todos los profesionales bajo su mando.

• Por último, los beneficios deben ser la meta final del proyecto. En la planificación previa del trabajo se habrá analizado su viabilidad, y este estudio deberá ser continuado en el tiempo para modificarlo si es preciso por las dificultades que hayan podido surgir. Pocos, o nadie, encargarían un proyecto si no contemplan previamente cuáles serán los retornos de la inversión.

¿Cómo evitar el fracaso?

Como resumen, y una vez visto cuáles son las cualidades que debe tener un gestor de proyectos, este profesional debe conocer también cuáles son las principales razones por las que un proyecto puede fracasar:

Una planificación insuficiente es uno de los principales motivos que provocan el descalabro. Para evitarlo deberán definirse bien los objetivos del trabajo y trazar las labores en cada área de los equipos. En la planificación también deberán tenerse en cuenta los posibles riesgos que podrán presentarse.

Una mala definición del proyecto o una inadecuada gestión de las expectativas pueden hacerlo fracasar y causar la insatisfacción del cliente, que habrá perdido la inversión.

La comunicación con el resto del equipo y el cliente será fundamental. La falta de comunicación o una comunicación mal enfocada será la causa de que los participantes en el proyecto no se sientan partícipes del mismo, generando desmotivación y anticipando el fracaso.

Como se ha indicado, el gestor de proyectos debe ser un profesional con formación. En ocasiones, la falta de experiencia del project manager o su poca formación impedirá sacar adelante el proyecto. Además de conocimientos técnicos en su área, el líder del equipo debe contar con una visión del conjunto y presentar las cualidades anteriormente analizadas. Solo de esta forma podrá lograr el éxito, pues la buena voluntad será insuficiente.