¿Son los correos electrónicos fuentes de estrés?

Últimamente viene poniéndose en tela de juicio, la utilización indiscriminada de las comunicaciones vía internet, tanto dentro, como entre las empresas. Y en esta línea, el correo electrónico es una de las más afectadas por su indiscutible y no siempre justificada proliferación.

Está claro que uno de los factores más estresantes que nos aquejan en la actividad profesional, es la falta de tiempo; factor irreversible, inelástico… y que, aunque hablemos de él a menudo, se nos va de las manos sin sentir. ¿Quién no ha sufrido el agobio de tener que finalizar una determinada tarea en un período de tiempo límite y … no llegamos?  Nos atosigamos, perdemos claridad de ideas, y los errores o las lagunas mentales se presentan como algo más que probable.

La fórmula R mayor/menor que D, refleja el porqué de nuestras tensiones internas. “R” representa los recursos de toda índole, que poseemos (entre ellos el tiempo) y “D” las demandas a las que hemos de hacer frente mediante los citados recursos.  Es decir, que siendo “R” mayor que “D” nos sobraría capacidad para afrontar las necesidades que en cada momento pudieran presentarse. Al contrario, si “R” fuera menor que “D”, careceríamos de medios en cantidad y/o en calidad para acometerlas.

De darse esta última situación, el sentimiento de impotencia, que seguramente padeceríamos, especialmente si el tiempo es factor determinante, podría impedirnos una correcta realización de la tarea, al ser dominados por una previsible angustia, ansiedad, o síntomas de naturaleza similar. Esta sensación de malestar – a veces con efectos psicosomáticos  importantes – solemos denominarla estrés por ser un término “socialmente más aceptado” que los anteriormente dichos, a pesar de que definirían  mejor nuestro estado de ánimo.

Pues bien, con el fin de liberar tiempo para otras funciones, y aminorar, al menos en parte, el efecto “estrés” algunas empresas americanas han puesto en práctica la supresión o reducción de los correos electrónicos, entendiendo que son “malgastadores de tiempo” por su frecuente improductividad y además, generadores de un más que evitable estrés. Al principio, tales instrucciones directivas, produjeron grandes resistencias en la mayoría de las organizaciones, al no tener claro cuál o cuáles serían los elementos sustitutivos de tan “imprescindible” medio de comunicación.

La recomendación inicial fue la de utilizar el teléfono en circunstancias urgentes o importantes y los correos, limitados, en todo lo posible, para asuntos puntuales, o que requirieran constancia escrita. En tales casos, se sugería la dedicación de una hora predeterminada, que pudiera establecerse bien al comienzo o al final de la jornada, al objeto de no interrumpir innecesariamente y de forma errática, otras labores propias.

Después de la oposición lógica del primer momento, y ya transcurrido un plazo razonable de la puesta en marcha de esta nueva cultura, muchas de las temidas dificultades no se vieron confirmadas. Justo al contrario, aún sin un estricto seguimiento de las instrucciones dadas, se ha visto reducido sustancialmente el número de escritos intercambiados y como consecuencia, el tiempo empleado en la gestión  de la ingente cantidad de correos que se había venido recibiendo.

Se calculaba que más del  25% del tiempo de los directivos se consumía en esta actividad (cifra que podría ser extensible a muchas empresas de nuestro país, sin riesgo de equivocarnos) dejando otras funciones o tareas, en ocasiones más apremiantes, sin acometer. No es necesario insistir sobre el estrés producido por una bandeja de entrada atestada de “misivas electrónicas”, cuando también se tiene pendiente de atender la, puede que abarrotada, bandeja  de papeles “reales”.

En un máster sobre Liderazgo que he impartido recientemente en ENAE Business School (Escuela de Negocios y de Administración de Empresas de Murcia), al que asistieron directivos de diferentes empresas, formulé la pregunta que titula este artículo. Las respuestas fueron variopintas, pero quisiera destacar la de un alumno, Director General de una empresa de software con 120 empleados, quien manifestó que venía recibiendo una media de ¡¡500/600 emails diarios!! Y que, después de un sencillo cálculo, sobre la marcha, se sorprendió de que, posiblemente,  le ocupaban  unos 100 días de trabajo al año, entre lectura y contestación.

El problema, con ser importante, no estaba en lo exagerado de los números anteriores; continuando con su respuesta, aseguró que no más de un 5% añadían valor. Hasta entonces, no había sido consciente de que  empleaba 95 días al año en fuegos de artificio. Y, previamente, en clase, se había quejado de la falta de tiempo para ejercer un verdadero liderazgo y enfrentar asuntos importantes en su organización. Se prometió a sí mismo abordar el tema con la mayor diligencia, si bien, no tenía muy claro como lo resolvería, a pesar de haber barajado varias ideas al respecto, en la misma clase.

Igualmente, una alumna, Directora de Recursos Humanos de una empresa importante de América Latina, señaló que recibía unos 300 correos electrónicos diarios, muchos de ellos en copia sin el mayor interés, pero que por sentido de la responsabilidad, no podía dejar de leer. Hace unas fechas y ya incorporada a su puesto de trabajo, me comentó que había conseguido aminorar sustancialmente el  volumen, después de hablar con su gente y de convencer a varios de los remitentes externos de los citados correos, sobre el tiempo que para unos y otros representaba su utilización indiscriminada y con frecuencia, innecesaria. Añadió satisfecha, que por las mañanas sentía un importante alivio al ver que su bandeja de entrada estaba muy lejos de la “pesadilla” de días atrás.

 Este artículo no pretende más que hacer reflexionar al posible lector sobre la conveniencia o no de ejercer un “romo liderazgo de escritorio”, o al menos, averiguar a dónde va su tiempo disponible, pues la respuesta dependerá de cada uno  y de sus propias circunstancias.

Un antiguo jefe, ante preguntas sobre cómo solucionar determinadas “papeletas” me respondía con cierta ironía: “Habilidad libre” Y yo me permito utilizar la misma expresión. Ideas  para simplificar puede haber más de una y más de dos: desde aplicar Pareto (20/80) y seleccionar en función de quienes nos envían los correos, comentar con ellos la conveniencia de su restricción, indicar en los títulos la naturaleza de cada tema para evitar su apertura, disponer de carpetas con especiales asignaciones organizadas con ayuda de las “reglas de correo”, buscar soluciones bis a bis. etc. etc.

Indudablemente, resistencias también se presentarán: que si el teléfono nos interrumpiría inoportunamente, que los correos pueden ser leídos o responderse según propia comodidad, que se desea estar al corriente de lo que se cuece en la oficina o en el negocio, que conviene tener constancia escrita de las informaciones facilitadas, ¿qué sé yo?.. Jamón y hueso en la misma pieza. Cada uno sabrá cuál es su mejor opción.

Pero, por último, conviene recordar que el Tiempo y las Nuevas Tecnologías, son buena simbiosis si se saben utilizar. En caso contrario, démosle una vuelta al tema. A lo mejor, nos sorprende descubrir que podemos combinarlos de manera más eficiente,… o no. ¡Quién sabe!

Miguel Bello

Profesor de ENAE Business School